Bostoko 1 : Manual Book Aplikasi Binacitra Head Office

Bostoko 1 : Manual Book Aplikasi Binacitra Head Office

banner

PEMBUKAAN

Aplikasi PT. Binacitra Kharisma Lestari yang dibangun dengan kerja sama PT. Telkom Indonesia melalui PT. Inforsys Indonesia mempersembahkan Aplikasi Keuangan yang membantu PT. Binacitra Kharisma Lestari dalam mengelola kegiatan operasional perusahaan di toko-toko yang tersebar di seluruh Indonesia.

Aplikasi ini terdiri dari 3 (tiga) bagian utama yaitu :

  1. Dashboard Head Office yang berfungsi sebagai modul untuk pendaftaran segala hal yang bersifat master data dan kontrol data yang terkait dengan aplikasi dibawahnya.
  2. Dashboard Outlet yang berfungsi sebagai modul untuk mengontrol stock dan laporan penjualan dari masing-masing outlet.
  3. E-Pos adalah aplikasi yang akan digunakan dimasing-masing outlet, aplikasi ini terdapat 2 jenis yaitu :
  • Pencatatan Nota, aplikasi ini bersifat web based yang akan diterapkan di masing-masing outlet yang berada di matahari, jogja dan tempat pihak kedua lainnya.
  • E-Pos, yang sifatnya semi web based karena aplikasi ini akan ditanam dimasing-masing perangkat dengan keunggulan tetap dapat melakukan kegiatan transaksi penjualan walau tidak ada koneksi internet. Aplikasi ini akan diterapkan di OXA House.

Dashboard Head Office

bostoko

Gambar 1. Tampilan Dasboard Head Office

Di dalam Dashboard Head Office, ini yang harus dilakukan adalah

  1. PENDAFTARAN PRODUK

Pendaftaran Produk adalah mendaftarkan seluruh master barang yang terdiri dari nama barang, artikel dan harga yang akan digunakan kedalam sistem ini. Proses pendaftaran yang harus dilakukan adalah sebagai berikut

Masuk ke dalam Dasboard Head Office kemudian pilih Menu Persediaan

persediaan

Gambar 2. Menu Persediaan

Pilih Menu Persediaan maka akan muncul sub menu persediaan yang terdiri dari berbagai modul. Dengan tampilan seperti gambar dibawah ini

Persediaan Produk

Gambar 3. Isi menu persediaan

Pilih Sub Menu Produk, maka anda akan dialihkan ke dalam master produk untuk mendaftarkan Group, Unit, Dan Produk.

Persediaan Produk

Gambar 4. List Produk

Pilih Sub Menu Unit, untuk mendaftarkan unit

Unit

Gambar 5. List Unit

Proses penambahan unit adalah dengan cara klik button “Tambah” maka akan muncul form sebagai berikut:

Kode Unit  : Daftarkan kode yang akan anda gunakan untuk unit yang ingin didaftarkan

Nama Unit : Daftarkan nama unit yang ingin didaftarkan.

Tambah : Option yang bisa anda gunakan untuk menyimpan Kode dan Nama Unit yang telah diinputkan.

Batal : Option yang bisa anda gunakan untuk membatalkan proses simpan Kode dan Nama Unit yang telah diinputkan.

Sub Menu Group, digunakan untuk mendaftarkan group produk yang digunakan dalam mengklasifikasikan produk yang ada daftarkan di sistem  ini.

Produk Group

Gambar 6. List Group yang sudah terdaftar

Proses penambahan daftar group produk bisa dilakukan dengan 2 cara, yaitu

  1. Penginputan manual, yaitu daftar group produk yang ada diinput secara satu persatu.

Kode    : Daftarkan kode yang akan digunakan oleh group tersebut.

Nama Group : Daftarkan nama group yang ingin didaftarkan

Tambah    : Option yang bisa anda gunakan untuk menyimpan Kode dan Nama Group yang telah diinputkan.

Batal    : Option yang bisa anda gunakan untuk membatalkan proses simpan Kode dan Nama Group yang telah diinputkan.

  1. Proses Penginputan Group Melalui Import

Proses Penambahan group melalui proses import harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

Format pendaftaran harus mengikuti standar yang telah ditetapkan yaitu <Code> <Name> dan file tersebut harus disimpan dalam bentuk format.csv

Choose File: Cari file yang berisikan data group sesuai dengan syarat pertama kemudian klik button Import.

PENDAFTARAN PRODUK

Setelah melakukan pendaftaran atas Unit dan Group, langkah selanjutnya adalah melakukan pendaftaran atas produk yang akan dijual.

Persediaan Produk

Gambar 7. List Produk

Penambahan produk dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu melalui proses input secara manual dan proses import.

Input Produk

Gambar 8. Form Tambah Produk

  • Nama Produk :  Daftarkan Nama Produk
  • Mata Uang :  Pilih jenis mata uang yang digunakan pada produk tersebut
  • Harga Beli : Daftarkan harga beli atau harga produksi dari produk tersebut, tetapi ini sifatnya tidak wajib.
  • Harga Jual :  Daftarkan nilai harga jual dari produk tersebut.
  • Barcode : Daftarkan kode pabrik yang ditambahkan kode artikel, kode warna dan kode size.
  • Kelompok Produk : Pilih salah satu group dari daftar group produk yang telah dibuat sebelumnya.
  • Unit :  Pilih unit yang akan digunakan untuk produk ini.
  • Deskripsi :  Lengkapi keterangan dari produk tersebut. Field ini sifatnya tidak wajib
  • Pilih Pajak : Pilih jenis pajak yang dikenakan pada produk. Jika produk tersebut tidak kena pajak, cukup pilih none.
  • Stocktable : Centang pilihan ini jika produk tersebut ingin/dapat dihitung jumlah stock
  • Tanggal Realease :   Inputkan tanggal realease produk.
  • Simpan : Option ini digunakan jika anda telah selesai dan ingin menyimpan tanpa membuat baru.
  • Simpan & buat baru : Option ini digunakan jika anda telah selesai dan ingin menyimpan dan ingin melanjutkan pendaftaran produk selanjutnya.
  • Batal : Option ini digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan data produk yang telah anda inputkan.

Klik Option File -> Import untuk melakukan proses penambahan produk dengan cara import.

Syarat untuk melakukan proses penambahan produk dengan cara import adalah sebagai berikut:

  1. Field yang dibutuhkan adalah <Nama Produk> <Harga> <Barcode> <Kode Group> <Kode Unit> <Deskripsi Produk> <Pajak> <Kode Mata Uang> <Harga Beli> <Saldo Awal> <Stocktable> <Barang Favorite><Tanggal Realease (dd-mm-yyyy)>
  2. Barcode adalah kode pabrik yang ditambahkan kode artikel, kode warna dan kode size.
  3. Simpan file ini dalam bentuk format.csv

Proses untuk melakukan import adalah Klik buttonChoose File” kemudian pilih file .CSV yang telah dibuat kemudian klik buttonImport

Bagikan ke Cabang

Langkah selanjutnya setelah melakukan pendaftaran produk adalah membagi data produk- produk tersebut ke masing-masing outlet. Maksud dari membagikan produk adalah bukan mengirimkan quantity ke outlet, melainkan mengirimkan daftar produk yang akan digunakan untuk proses penjualan di outlet bersangkutan.

Persediaan Produk

Gambar 9. List Produk

Untuk melakukan proses ini dapat dilakukan dengan cara, klik button Bagikan Ke Cabang dan pilih option Salin,kemudian akan muncul tampilan berikut:

Bagikan Ke Cabang

Gambar 10. Bagikan ke Cabang

Pilih salin Group Produk

Gambar 11. Form Salin Produk

Pilih Group yang akan disalin produknya untuk outlet yang lainnya.

Centang Produknya

Gambar 12. Daftar Produk Berdasarkan Group Produknya.

Centang produk yang akan dikirimkan atau disalinkan ke outlet yang akan dituju. Semua produk yang dicentang akan muncul dikolom Produk yang terpilih.

Pilih Toko

Gambar 13. Tampilan Toko yang akan di share

Setelah melakukan centang produk yang akan disalin ke outlet maka selanjutnya adalah verifikasi apakah barang tersebut sudah yakin akan dikirimkan atau disalin. Verifikasi ini bisa dilakukan dengan melakukan pengecekan data produk yang telah berada di kolom Produk yang terpilih. Jika sudah yakin, klik button Selanjutnya.

Pilih Outlet yang dituju untuk pengiriman produk yang telah dipilih sebelumnya. Kemudian kilk button Simpan untuk memproses salin data produk ke outlet tujuan atau klik button Sebelumnya untuk kembali ke proses pemilihan produk atau klik button Batal untuk membatalkan proses salin data produk.

SETTING MASTER OUTLET

Proses setting master outlet ini dilakukan terkait dengan pendaftaran outlet yang dimiliki oleh PT. BinaCitra Kharisma Lestari. Oleh karena itu, modul pendaftaran outlet ini terletak pada modul Kantor Pusat Cabang.

Kantor Pusat

Gambar 14. Modul Kantor Pusat-Cabang

Pilih modul Kantor Pusat-Cabang, maka anda akan dibawa menuju tampilan berikut:

Kantor Pusat Dasboard

Gambar 15. Beranda dari modul Kantor Pusat-Cabang

Tampilan pertama akan menujukan grafik penjualan dari masing-masing outlet. Pada modul Kantor Pusat-Cabang ini, anda akan menemukan beberapa menu yang bisa digunakan untuk membantu dalam proses setting master data dari masing-masing outlet:

  1. Beranda, menu ini halaman utama dari modul Kantor Pusat-Cabang. Menu ini  menampilkan grafik penjualan dari masing-masing outlet.
  2. Master Data, menu ini merupakan menu yang disediakan untuk mendaftar semua master data yang berhubungan dengan setting setiap outlet.

Master Data Kantor Pusat

Gambar 16. Master Data

  1. Mapping Toko. Menu ini berfungsi untuk memetakan outlet sesuai dengan kondisi toko dan brand yang telah ditetapkan. Sebelum melakukan pendaftaran Mapping Toko anda harus melakukan setting data seperti Group Toko, Pabrik, Wilayah Teritorial, Wilayah Penjualan, SCG, Merek, Warna, Dan Kondisi Toko. Karena Mapping Toko akan memerlukan seluruh informasi tersebut.
  2. Group Toko. Menu ini digunakan untuk mendaftarkan group toko yang ada. Menu ini yang dilakukan oleh pihak perusahaan.

group toko

Gambar 17. Daftar Group Toko

Klik Tambah untuk mendaftarkan Group Toko yang baru :

  • Kode : Daftarkan kode yang digunakan untuk Group Toko.
  • Nama : Daftarkan Nama dari group toko yang digunakan.
  • Simpan  : Option yang digunakan untuk menyimpan data yang telah anda masukkan.
  • Tutup  : Option yang digunakan untuk membatalkan data yang telah anda masukkan.
  1. Menu ini digunakan untuk mendaftarkan pabrik yang berkaitan dengan produk yang dijual dimasing-masing outlet.

Pabrik

Gambar 18. Daftar Pabrik

Klik button Tambah untuk menambahkan daftar pabrik :

  • Kode : Daftarkan kode yang digunakan untuk pabrik.
  • Nama : Daftarkan nama dari pabrik yang digunakan.
  • Simpan : Option yang digunakan untuk menyimpan data yang telah anda masukkan.
  • Tutup : Option yang digunakan untuk membatalkan data yang telah anda masukkan.

Wilayah Teritorial. Menu ini digunakan untuk mendaftarkan wilayah teritorial dari outlet yang ada :

Wilayah teritorial

Gambar 19. Daftar Wilayah Teritorial

Klik button Tambah untuk menambahkan daftar wilayah teritorial.

  • Kode                  : Daftarkan kode yang digunakan untuk wilayah teritorial.
  • Nama : Daftarkan nama dari wilayah teritorial yang digunakan.
  • Kode lokasi : Daftarkan kode lokasi untuk wilayah teritorial bersangkutan.
  • Simpan : Option yang digunakan untuk menyimpan data yang telah anda masukkan.
  • Tutup                 : Option yang digunakan untuk membatalkan data yang telah anda masukkan.

 Wilayah Penjualan. Menu ini digunakan untuk mendaftarkan wilayah penjualan dari outlet yang ada.

Wilayah penjualan

Gambar 20. Daftar wilayah penjualan

Klik button Tambah untuk mendaftarkan wilayah penjualan

  • Kode : Daftarkan kode yang ingin digunakan untuk wilayah penjualan.
  • Nama : Daftarkan nama dari wilayah penjualan yang ingin digunakan.
  • Kode Area : Daftarkan kode area untuk wilayah penjualan tersebut.
  • Simpan : Option yang digunakan untuk menyimpan data yang telah anda masukkan.
  • Tutup : Option yang digunakan untuk membatalkan data yang telah anda masukkan.

SCG (Sales Customer Girl). Menu ini digunakan untuk mendaftarkan SCG yang ada dimasing-masing outlet.

SCG

Gambar 21. Daftar SCG

Klik button Tambah untuk menambah daftar SCG.

  • Organisasi : Pilih Outlet dimana SCG akan didaftarkan.
  • Kode : Daftarkan kode yang ingin digunakan untuk SCG.
  • Nama : Daftarkan nama dari SCG tersebut.
  • Simpan : Option yang digunakan untuk menyimpan data yang telah anda masukkan.
  • Tutup : Option yang digunakan untuk membatalkan data yang telah anda masukkan.

Proses tambah SCG juga dapat dilakukan dengan cara import dengan format yang sudah ditentukan yaitu sebagai berikut :

  1. Formatnya adalah <Kode Pabrik> <Kode Toko> <Kondisi Toko> <Merk> <NIK SCG> <Nama SCG>.
  2. Format file yang digunakan adalah .CSV.

 SCG Import

Gambar 22. Import SCG

  1. Menu ini digunakan untuk mendaftarkan merk yang ada digunakan dalam proses penjualan dimasing-masing outlet.

Merek

Gambar 23. Daftar Merk

Klik button Tambah untuk mendaftarkan merk yang baru.

  • Pabrik : Pilih Pabrik dari merek tersebut
  • Kode : Daftarkan kode yang digunakan untuk merk.
  • Nama : Daftarkan nama yang digunakan untuk merk.
  • Simpan : Option yang digunakan untuk menyimpan data yang telah anda masukkan.
  • Tutup : Option yang digunakan untuk membatalkan data yang telah anda masukkan.

Menu ini digunakan untuk mendaftarkan jenis warna yang dari tiap produk.

Warna

Gambar 24. Daftar Jenis Warna

Klik button Tambah untuk mendaftarkan warna baru.

  • Pabrik : Pilih nama pabrik yang akan didaftarkan untuk warna
  • Kode : Daftarkan kode yang digunakan untuk warna.
  • Nama : Daftarkan nama yang digunakan untuk warna.
  • Simpan : Option yang digunakan untuk menyimpan data yang telah anda masukkan.
  • Tutup : Option yang digunakan untuk membatalkan data yang telah anda masukkan.

Kondisi Toko. Menu ini digunakan untuk mendaftarkan kondisi toko dari masing outlet.

Kondisi Toko

Gambar 25. Daftar Kondisi Toko

Klik button Tambah jika ingin menambah kondisi Toko.

  • Kode : Daftarkan kode yang digunakan untuk kondisi toko.
  • Nama : Daftarkan nama yang digunakan untuk kondisi toko.
  • Simpan : Option yang digunakan untuk menyimpan data yang telah anda masukkan.
  • Tutup : Option yang digunakan untuk membatalkan data yang telah anda masukkan.

PENGATURAN

Pengaturan adalah Tempat untuk melakukan pendaftaran user yang dapat menggunakan Transaksi Nota (proses pencatatan transaksi penjualan dari BON yang dilakukan oleh PIC Outlet) dan Supervisor (User yang memiliki hak akses untuk melakukan transaksi Rolling dan Retur barang)

Pilih Menu User Kontrol

Pengaturan User

Gambar 26. Daftar User Nota Transaksi

Proses penambahan User dapat dilakukan dengan cara, klik button Tambah.

  1. Pabrik : Pilih pabrik yang akan di handle oleh user nota ini, Artinya si user memiliki wewenang untuk meng-handle transaksi dari pabrik mana saja.
  2. Pilih Toko yang dihandle oleh si user nota berdasarkan pabriknya.
  3. Inputkan Nama user

Nama Toko : Daftarkan nama toko

Nama Pengguna : Daftarkan nama pengguna user nota

Kata Sandi : Daftarkan kata sandi yang digunakan

Konfirmasi kata sandi : Daftarkan kembali kata sandi yang digunakan

Lihat Kata sandi : Jika di centang maka akan menampilkan kata sandi yang baru saja diinputkan.

Email : Daftarkan email yang digunakan.

SETTING SUPERVISOR

Supervisor

Gambar 27. Supervisor

  1. Pilih Pabrik yang akan didaftarkan kepada si supervisor tersebut, ini sebagai hak akses dari supervisor tersebut. Setelah itu klik selanjutnya untuk memilih wilayah penjualan dari supervisor tersebut.
  2. Pilih wilayah penjualan dari supervisor kemudian klik selanjutnya.
  3. Isi informasi mengenai identitas supervisor
    • Nama pengguna : Nama user yang akan digunakan oleh supervisornya
    • Kata sandi : Masukan kata sandi yang akan digunakan
    • Konfirmasi kata sandi : Masukan kata sandi kembali
    • Email : Masukan email

TRANSAKSI

Menu Transaksi adalah menu untuk melakukan proses pengiriman surat jalan, surat acara dan surat keputusan.

Surat Jalan adalah surat yang diterbitkan oleh Bina Citra untuk melakukan proses pengiriman stock dari pusat ke outlet. Selain itu, surat jalan juga berfungsi sebagai share produk dari kantor pusat ke outlet untuk produk baru.

Surat Acara adalah surat yang diterbitkan oleh toko atau outlet yang sedang melakukan proses kegiatan acara. Surat acara ini merupakan dasar pengenaan diskon kepada artikel yang telah ditentukan.

Surat Keputusan adalah surat yang diterbitkan oleh Bina Citra untuk merubah status kondisi barang dan mempengaruhi discount level 1, Status kondisi barang terdiri dari

  • Normal
  • Normal 20%
  • Normal 30%
  • TH (50%)
  • SP (Spesial Price)

SURAT JALAN

Sub menu ini digunakan untuk proses pengiriman barang quantity untuk outlet-outlet. Untuk melakukan proses pengiriman barang tersebut dilakukan dengan cara import.

Surat Jalan

Gambar 28. Daftar History Surat Jalan

Proses import ini harus sesuai dengan syarat yang telah ditentukan yaitu sebagai berikut:

  1. Field yang harus dipenuhi adalah <Transaction No> <Transaction Date> <Factory Code> <Store Code> <Store Code Condition><Item Number> <Item Barcode> <Item Qty> <Item Price> <PO Number> <Brand Code>
  2. File yang digunakan harus dalam format *.CSV.

SURAT ACARA

surat yang diterbitkan oleh toko atau outlet yang sedang melakukan proses kegiatan acara. Surat acara ini merupakan dasar pengenaan diskon kepada artikel yang telah ditentukan.

Surat Acara

Gambar 29. Tampilan List Surat Acara

Klik Tambah Untuk membuat Surat Acara

  1. Input No Surat Acara
  2. Inputkan Tanggal transaksi terjadinya surat acara
  3. Tekan simpan jika ingin melanjutkan atau Tutup Jika ingin membatalkan.

Detail Surat Acara sukses

Gambar 30. Tampilan isian surat acara

  • Periode : Periode Surat acara dari
  • Mulai Jam : Mulai dari Jam
  • Pabrik : Pilih Pabrik, Jika tidak dipilih maka surat acara ini berlaku untuk seluruh pabrik.
  • Wilayah : Pilih wilayah terjadinya surat acara ini
  • Kondisi Toko : Pilih Kondisi Toko yang akan diupdate surat acaranya
  • Brand : Pilih Brand yang akan dikenakan surat acara, jika tidak dipilih maka akan dikenakan diskon untuk seluruh Brand.
  • Item : Pilih Item yang akan dikenakan surat acara, Jika tidak dipilih maka akan dikenakan diskon untuk seluruh item.
  • S/d : Periode surat acara sampai
  • Berakhir jam : Jam berakhirnya periode surat acara
  • Teritorial : Pilih territorial surat acara ini
  • Group : Pilih Group Toko dari surat acara ini
  • Kondisi Barang : Pilih kondisi barang yang akan dikenakan surat acara, jika dikosongkan akan dikenakan kepada seluruh kondisi barang.
  • Artikel : Pilih artikel yang akan dikenakan surat acara.
  • Proses : Proses Pengakuan surat acara

SURAT KEPUTUSAN

surat yang diterbitkan oleh Bina Citra untuk merubah status kondisi barang. Status kondisi barang terdiri dari

  • Normal
  • Normal 20%
  • Normal 30%
  • TH (50%)
  • SP (Spesial Price)

Surat Keputusan

Gambar 31. List Surat Keputusan

  • Tambah Surat Keputusan

Detail Surat Keputusan1

Gambar 32. Detail Surat Keputusan

  • Brand : Pilih brand
  • Item : Pilih Item
  • Kondisi Barang : Pilih Kondisi Barang
  • Artikel : Pilih Artikel
  • Status Produk : Produk mau dirubah status barangnya dari apa menjadi apa.
  • Proses : Tombol proses transaksi surat keputusan
  • Setujui : Proses untuk mengakui Surat Keputusan.

IMPORT SURAT KEPUTUSAN

Proses pembuatan surat keputusan juga dapat dilakukan dengan menggunakan cara import, dengan menyesuaikan beberapa field-field yang disimpan dalam bentuk csv.

surat keputusan import

Gambar 33. Import Surat Keputusan

VERIFIKASI

Verifikasi adalah proses untuk melakukan pengecekan apakah transaksi penjualan yang sudah terjadi itu benar-benar telah sesuai dengan kondisi barang, surat acara dan sebagainya.

Verifikasi

Gambar 34. Verifikasi

  • Search : Inputkan No BON yang akan dicek verifikasinya
  • Verifikasi BON : Jika telah sesuai maka klik tombol Verifikasi BON
  • Batal : Jika Transaksi ini tidak sesuai, maka dapat dibatalkan transaksi ini dengan klik tombol batal.
  • Kembali : Klik Tombol kembali, untuk melihat list Verifikasi.

BERITA ACARA

Berita Acara adalah selisih yang terjadi atas proses pengiriman surat jalan yang dilakukan dari Head Office ke Cabang-cabang. Download surat acara ini berfungsi untuk mengenolkan nilai stock yang masuk kembali karena kurang terimanya cabang atas pengiriman surat jalan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.